Prezentácie v PowerPointe sú väčšine ľudí známe z hromadných mailov, ktorých tvoria prílohu často s milými obrázkami detičiek, mačičiek, záhrad, iných prírodných divov. Často sú doprevádzané podmanivou hudbou a ich autori si pramálo robia z autorských práv k fotkám alebo hudbe. No prezentácie boli vyvinuté najmä pre manažérov a obchodníkov, aby pomocou nich mohli prednášať svoje nápady a obchodné výsledky. Kto vo firmách by ich ale mal pripravovať?
Priznám sa, že ja osobne PowerPoint ani jeho alternatívy nemusím a ani prezentácie nie. Nie, že by som ich absolútne nevedel používať, nejakú tú prezentáciu som už zbúchal, ako sa hovorí. Len pre seba a svoju prácu ich nepotrebujem, preto som nepovažoval za potrebné venovať svoj čas tomu, čo je mi zbytočné. Radšej si zájdem s kamošmi na pivo alebo sa naučím niečo okolo SEO a WordPressu.
Nedávno som bol požiadaný o pomoc pri práci s programami od Microsoftu. V duchu zákazky som nainštaloval a aktivoval legálne MS Office 2013 a zhruba ukázal rozdiely oproti staršej verzii, s ktorou dotyčný manažér nedávno pracoval. Štýly odstavcov a dokumentov vo Worde sú pre niekoho španielskou dedinou, vrcholom úpravy dokumentu je označenie bloku myšou a zmena rezu písma na Bold a zvýšenie hodnoty pixelov, v Exceli mnohí extázujú pri zistení, že bunka má vlastnosti a stačí zmeniť typ zobrazenia z implicitného „číslo“ na „text“ a v mobilnom čísle Excel prestane vynechávať úvodnú nulu. Pri takomto menežovaní kancelárie mávam vždy obavy o chod celého podniku 😀
Takže na otázku, či viem robiť s PowerPointom som prezieravo odpovedal záporne, aby som manažérov v kancelárii nefrustroval hlbšími znalosťami, ako sú ich spoločné dokopy. Jednak ja neviem, čo má byť v tej ich prezentácii, ani neviem, aké údaje majú k dispozícii a ani neviem, ako si ju predstavujú (vizuálne). Zrejme toto nevedeli ani oni, pretože na nasledujúci deň som v kancelárii stretol bývalého kolegu, ako pred počítačom smolí prezentáciu a manažér za chrbtom mu diktuje dáta alebo ich umiestnenie v zložke dokumentov. Nezávidel som mu chudákovi.
O pár dní som v tej kancelárii riešil ďalší problém, čo využili k môjmu prizvaniu ku kauze „Prezentácia“. Prvý problém bol, že je vraj veľká. Opýtal som sa, v čom je veľká. Veď hádam nikoho nenapadlo prezentáciu tlačiť, že by sa mu „nezmestila“ na papier v tlačiarni a na obrazovke by ju hádam každý mal vidieť na full, tak v čom môže byť problém? Vysvitlo, že 15 MB súbor konečný príjemca nedostal, lebo jeho poštová schránka má obmedzenú kapacitu. V dvadsiatom prvom storočí!
Problém doručenia som hravo vyriešil na to určenými službami a vysvetlil, že mailom stačí posielať odkazy na stiahnutie. Vzápätí som bol atakovaný ďalšou požiadavkou, vraj adresát výsledku požaduje „učesať grafiku“ a aby som s tým niečo urobil.
Zdržal som sa štipľavého komentára o tom, že som si dnes so sebou nevzal digitálny hrebeň. Dobre som urobil, lebo do dverí práve vstúpil vrchný manažér manažéra. Kým v zápale operatívnosti riešili iné neodkladné úlohy, ktoré by riešiť nemuseli, keby v minulosti vyriešili hlavne tie dôležité, a dostali sa ku kauze „Prezentácia“, objavil sa šéf môjho bývalého kolegu, ktorý sa do tej prezentácie zrejme v pomätení mysle nedávno pustil. Vrchný manažér mu položil záludnú otázku: „Ako je možné, že jeho kolega, počítačový technik, im nedokáže spraviť prezentáciu v PowerPointe? Veď je to predsa práca s počítačom!“
Odpoveď zaujímala aj mňa 😉 Držiac v ruke faktúru za minulé služby a cítiac ohrozenie jej splatnosti sa ujal kontroly inkriminovanej prezentácie. Lenže tak ako ja ani on nenašiel žiadne technické vady v niekoľko slidoch, ktoré obsahovala. Aby nevyzeral ako idiot, ktorý tomu nerozumie (opäť) manažérovi a vrchnému manažérovi ukázal, ako kliknutím na obrázok sa objavia po bokoch a v rohoch štvorčeky, ako si môžu obrázok v rámci slidu posúvať alebo zväčšovať a ako môžu upravovať texty. Zrejme to bolo pre nich nové a poučné, pretože sa s tým uspokojili a ja aj šéf môjho bývalého kolegu sme sa urýchlene a dôležito vzdialili 😉
Čo by som chcel manažérovi a najmä vrchnému manažérovi odkázať? Pre zvládnutie práce s kancelárskymi aplikáciami nestačí hodiť ajťákovi na stôl krabicu s aktivačným štítkom Office. V tej škatuľke totiž nie sú ani Office, ani príručka ani rozum, je tam len číslo, ktoré vás oprávňuje ten program používať, za to ste vyhodili tie dve stovky, za nič viac. Ten program ale obsahuje oveľa viac, ako len tri ikonky na lište, tak by bolo dobré, keby sa ho tí manažéri aj naučili používať. Ale nie tak, ako si doma otvoria v prehliadači facebook, kde si poklikajú a do životopisu si napíšu „Pokročilá práca s internetom“ 😀 čo však pri prijímacom pohovore vrchný manažér neoverí, pretože to ani nedokáže overiť. A s takým materiálom máme potom my ajťáci pracovať 🙁
Prezradím vám tajomstvo. Používanie počítača, operačného systému a balíka kancelárskych aplikácii je zručnosť. Zručnosť, ktorá sa dá naučiť napríklad kurzom u školiacej spoločnosti. Ktorá vám ukáže nie len to, ako sa má Word, Excel a PowerPoint používať, dokonca vás naučí tieto programy používať efektívne a ako bonus vám ukáže, čo všetko tie programy dokážu a čo od nich môžete chcieť. Nikto totiž z neba múdri nespadol. Iba ak manažér, ktorého jedinou manažérskou metódou je preposielanie všetkých mailov svojím podriadeným a to aj vtedy, keď nemajú kompetenciu o ničom rozhodovať. Lenže keď o tom nerozhodne ani manažér, možno preto že na to nemá alebo na to nemá gule, niečo je zle. A požadovať od technika, aby vyrobil prezentáciu, je len vrcholom ľadovca neschopnosti.
A keď je vaša firma už taká veľká, že spracovanie prezentácií a propagačných a obchodných materiálov nerobia manažéri (ja viem, tí nerobia nikdy, tí len buzer., ehm, riadia svoj kolektív), tak vedzte, že toto na starosti nemajú ajťáci, ale grafici. Že nevidíte rozdiel?
Ani sa nečudujem.