Pri práci projektového manažéra sa u svojich klientov stretávam na jednej strane s modernými aplikáciami výpočtovej techniky, na druhej strane občas aj s dnes už archaickým softvérom. Zisťujem že vždy záleží od vedenia spoločnosti alebo jej majiteľa, ak aktívne riadi svoju firmu, aké nástroje jeho ľudia pri práci využívajú a ako efektívne s nimi dokážu pracovať. V prípade technologického zaostávania sa snažím navrhnúť lepšie riešenia a byť nápomocný pri ich zavádzaní.
V minulosti najviac firmy zaujímali riešenia pre evidenciu zásob a ich pohyby a nadväznosť na podvojné účtovníctvo. Nemálo starostí ušetril aj dobre zvolený a nastavený software na evidenciu miezd zamestnancov. Manažéri však rýchlo pochopili, že počítače dokážu byť užitočné aj mimo účtárne a ekonomického úseku a dnes snáď nenájdeme kanceláriu, ktorá by nebola vybavená počítačom a tlačiarňou, aby pomáhali riešiť každodenné úlohy. Bez ohľadu na to, na ktorom úseku sú ich pracovníci zaradení.
Dnes už nikto nepochybuje o nevyhnutnosti rýchleho pripojenia firmy do internetu a prístup k nemu pre každého pracovníka v každej kancelárii. Komunikácia pomocou emailu je neskutočne rýchla a neskutočne lacná s porovnaní s pevnou telefónnou linkou a faxom, ktoré zostávajú vo firmách hádam už len z nostalgie. A nájsť tlačené oborové katalógy je takmer nemožné, keď všetci používajú internetový prehliadač a Google.
Práve riešim s jedným zákazníkom odstránenie prílišného využívania tabuliek Excelu. Nie, že by Excel nebol dobrý nástroj, ale keď firma zamestnáva viacerých obchodníkov, stáva sa brzdou. Všetky informácie zapísať do súboru a mailom poslať každému obchodníkovi znamená zamestnávať asistentku navyše a pre obchodníkov, že majú pri sebe nie aktuálne údaje. Preto som navrhol zaviesť do praxe CRM systémy (Customer Relationship Management) – systémy pre riadenie vzťahov so zákazníkmi. Všetky informácie o minulých aj rozpracovaných obchodoch, o všetkých kontaktovaných osobách aj všetky údaje o platbách, to všetko môže byť k dispozícii každému pracovníkovi a vždy v aktuálnej podobe. Bez nutnosti žiadať si mailom aktualizácie.
Keďže vo firme, majú skúsenosti s využívaním MS Office a dobre vedia pracovať aj s Outlookom, mal som jednoduchú úlohu. Odporučil som zavedenie Microsoft Dynamics a po predvedení manažérom boli všetci nadšení jednoduchosťou práce a dostupnosťou dát. Za pomoci špecializovanej firmy, napr. Millennium s.r.o, môže byť systém rýchlo uvedený do praxe podľa špecifických požiadaviek každého klienta.
Výhodou cloudového riešenia pre menšiu firmu je, že sa nemusia zaoberať výberom silného servera a jeho správou ani bezpečnosťou. Po zaškolení pracovníkov stačí používať počítač, notebook alebo tablet, cez prehliadač pristupovať k firemným dátam odkiaľkoľvek cez internet a môcť pracovať u zákazníka alebo počas prestávky medzi jednaniami, nie len vo svojej kancelárii. Vzhľadom na to, že sa jedná produkt Microsoftu, jeho unifikované pracovné prostredie uľahčuje zaškolenie užívateľom, poznajúcim Office aj Outlook. Ktorý mimochodom neslúži len na posielanie a príjem emailov, ale aj na organizovanie a plánovanie pracovných úloh a spoluprácu v skupine.
Odbúranie množstva tabuľkových súborov a ich nahradenie systémom CRM Microsoft Dynamics spoločnosti dodá na efektívnosti.